社内チャットツールには便利な機能が満載【仕事をスムーズにこなす秘訣】

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社内での連絡をスムーズにするチャットツール

社員全員が共通するチャットツールを使用することで、スムーズに連絡を取ることができます。逐一個人宛にメールを送ったり電話を入れたりしなくとも、パソコン上でリアルタイムに会話が行えるので、社員同士の連携が強化されるでしょう。

社内チャットツールの3つの便利なシステム

婦人

メッセージ機能

メッセージ機能を活用すれば、パソコン上で文章を使ったリアルタイムの会話が行なえます。メールを送ると相手がいつ確認してくれるかわかりませんが、メッセージ機能では送信と同時に相手に連絡が来たことが通知されます。また、メッセージ機能は画面上で短文のやり取りができるので、通話ができない状況でもスムーズに会話が行えるというメリットがあります。

カレンダー機能

カレンダー機能では、自身のスケジュールを整理するだけでなく、特定の相手に対してスケジュールを公開できます。わざわざ本人に予定や所在を確かめずとも、カレンダー機能を使えば瞬時に相手のスケジュールが確認できるので、連絡を取り合うというムダな時間の節約に繋がるでしょう。

ファイル送信機能

容量の大きいファイルも、ファイル送信機能を使えば相手に簡単に送信できます。不特定多数の相手に対しても、一度に長文や画像つきのファイルを送れるので、一々個別にメールで送信する必要はありません。会話を行いながらファイルを送信できるので、会議やミーティングもスムーズに進行するでしょう。

社内チャットツールなら見落としや返信漏れが減る!連携もバッチリ

オフィス

月額費用などをチェックして導入しよう

現在は複数のチャットツールサービスが存在します。サービスごとに導入費用や月額使用料は異なるので、自社にあったサービスを利用しましょう。機能が豊富であれば便利だと思えるかもしれませんが、費用が高額になるという点を留意する必要があります。使用しない機能ばかりを搭載して高額な費用を支払っては勿体無いので、まずは最低限どのような機能が必要か考えてから利用するサービスを決めましょう。

パソコンを操作する人

セキュリティ対策がしっかりしているものを選ぶ

チャットツールはインターネット上で使用するサービスです。世界中の人とリアルタイムで交流できるという点は魅力的ですが、同時にネットワーク上に社内の大切な情報が漏れ出すという危険性もはらんでいるということを忘れてはいけません。社内の人間が流出させずとも、ハッキングされれば社外秘の重要な情報が漏れたり、最悪の場合には顧客データが流出したりする恐れもあります。そのため、チャットツールを選ぶ際には、機能や費用よりもセキュリティ対策がしっかり行われているかといった点に注目して選ぶことが大切だといえます。

チャット

チャットツールはメールより効率的に連絡できる!

従来はメールでのやり取りが一般的でしたが、近年はチャットツールが主流となりつつあります。メールは確認した上で返信するまでに時間を要しますが、その点、チャット機能は瞬時に連絡を取ることができます。メールのように畏まった文章ではなく、日常会話のように気軽なやり取りを楽しめるので、従来よりも格段に業務効率が上がることが期待できるのです。また、逐一メールアドレスを入力せずとも、一度IDを登録すれば簡単にメッセージを送信できるという点も、チャットツールの大きな魅力だといえるでしょう。

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